Update: Diesen Beitrag habe ich überarbeitet und erweitert – statt ursprünglich 5 Tipps findest du jetzt 8 praktische Strategien, die dir helfen, deine To-do-Liste endlich zu meistern.

Kennst du das? Du hast eine To-do-Liste, die von der Erde bis in den Himmel reicht und die dich fertig macht. Der Anblick allein genügt, dass du aufgibst, bevor du dich an den ersten Punkt auf der Liste machst.

Die gute Nachricht ist: Du bist damit nicht allein. Es gibt eine Menge Menschen, die sich überfordert fühlen, wenn sie zu viele Termine, zu viele Aufgaben, zu viele Dinge vor sich haben.

Gemein, denn immerhin kannst du dir zugutehalten, dass du Listen führst.
Andere Menschen haben das Chaos auf Fresszetteln in der Wohnung verteilt, auf Post-its im Kühlschrank, unsortiert im E-Mail-Postfach, auf verschiedenen Apps, in Browser Favoriten und Tabs oder noch schlimmer: im Kopf.

Das Problem ist: Deine To-do-Liste wird immer länger. Und gleichzeitig fühlst du dich mehr und mehr wie gelähmt von ihrem Umfang.

Was kannst du tun, um mit deiner To-do-Liste klarzukommen? Was kannst du tun, um frisch und neu zu starten und Herr über deine Aufgaben und Ideen zu werden?

Hier kommen ein paar Tipps, um deine To-do-Liste zu meistern:

1. Setze Prioritäten

Schritt 1 sollte die Basis sein: Prioritäten.

Nimm dir deine To-do-Liste vor und setze klar Prioritäten. Lege fest, was (dir) wichtig ist.

Wenn du das nicht für dich klärst, wie kannst du dich dann auf deine Aufgaben fokussieren?

Ich hatte Phasen, in denen sagte ich mir: „Okay, ich habe jetzt zwei Stunden Zeit, jetzt kümmere ich mich um ein paar Dinge auf meiner To-do-Liste“. Und dann saß ich davor und grübelte 30 Minuten darüber, was am wichtigsten ist und womit ich beginnen sollte.

Der Punkt ist klar: Du wirst dich vollkommen verloren fühlen, wenn du nicht weißt, was du dir als Erstes vornimmst (in welche Richtung du gehen sollst).

Ein Arzt in einem Krankenhaus wird sich zuerst um diejenigen kümmern, die in Lebensgefahr schweben, dann erst um die Leichtverletzten.

Ordne deine To-do-Liste. Schreibe die wichtigsten Dinge an erster Stelle. Und schreib dazu, warum diese wichtig sind. Zum Beispiel: „Wenn ich diese Aufgabe erledigt habe, muss ich keine Strafe an das Finanzamt zahlen.“

Und wenn du klare Prioritäten auf deiner Liste gesetzt hast, macht sie dir nicht mehr so viel Angst.

Da mögen viele Dinge mit hoher Priorität draufstehen, aber auch jene mit niedriger Priorität. Und vieles davon gehört vielleicht zu den Dingen, von denen du mit einem Augenzwinkern zugeben kannst, dass du sie niemals erledigen wirst. 😉 Diese zu erkennen und auch entsprechend zu kategorisieren, nimmt dir viel Druck.

2. Ändere deine Einstellung gegenüber deiner To-do-Liste

Was hältst du gerade von deiner To-do-Liste? Stresst sie dich? Empfindest du sie als Last? Hältst du sie für doof, weil du dich ihretwegen wie ein Versager oder Faulpelz fühlst?

Oder siehst du das Potenzial in deiner To-do-Liste? Siehst du, dass sie dir hilft, einen Überblick darüber zu behalten, was du alles schaffen willst? Oder dass sie dafür sorgt, dass du den Kopf freihast für mehr Ideen und Aufgaben?

Schließ Frieden mit deiner To-do-Liste. Sie ist nicht dein Feind. 
Sie ist dein Freund.

Eine tolle Möglichkeit ist, dir zu jeder Aufgabe aufzuschreiben, was sie dir Positives bringt, wenn du sie erledigst.

Denn wenn du dann morgen deine Liste anschaust und nicht nur eine Verpflichtung in der Aufgabe, sondern auch den positiven Effekt darin siehst, gehst du viel motivierter an die Aufgabe heran.

Zum Beispiel: „Wenn ich heute die Einkommenssteuererklärung abschicke, bekomme ich in spätestens sechs Wochen meine Rückzahlung.“ – Probier’s aus.

3. Eine kurze To-do-Liste motiviert dich

Es erleichtert dir das Leben, wenn du lange To-do-Listen in viele Kurze aufteilst.

Kurze Listen motivieren dich, an ihr zu arbeiten. Der Erfolg ist schneller erreichbar, als das bei langen To-do-Listen der Fall ist.

Wenn du 100 Dinge auf deiner Liste stehen hast und eine Aufgabe erledigst, hast du lediglich 1 % geschafft.

Hast du aber 10 Listen mit 10 Punkten, dann hast du bei einer Aufgabe schon 10 % einer Liste gemeistert. Das ist ein großer Unterschied!

Ich führe für jeden Bereich in meinem Leben und für jedes Projekt separate Listen.

Was ich außerdem noch wichtig finde: Ich nehme mir jeden Tag nur drei Aufgaben vor: Am Vorabend entscheide ich, welche drei Dinge ich am nächsten Tag erledigen möchte. Das sind i. d. R. Dinge von hoher Priorität.

Viele Menschen nutzen ebenfalls diese Strategie, packen sich aber 5 – 6 Aufgaben täglich in den Kalender.

Mich persönlich erdrückt es, wenn zu viel in meinem Kalender steht. Bei drei Aufgaben habe ich am Ende des Tages das Gefühl, das Pensum geschafft zu haben und bin zufrieden mit mir. Schaffe ich mehr, freue ich mich.
Wenn ich mir hingegen 5 – 6 Aufgaben vornehme und vier schaffe, bin ich enttäuscht und fühle mich schlecht.

Manche Menschen lieben den Druck. Falls du dazu gehörst, darfst du dir natürlich auch mehr vornehmen. Wenn du aber grundsätzlich jemand bist, der sich schnell überfordert fühlt, so wie das bei mir der Fall ist, dann starte mit 1 – 2 Aufgaben am Anfang.

Übrigens: Es ist manchmal sinnvoll, umfangreiche Aufgaben aufzuteilen.
Du könntest etwa die Aufgabe „Fenster putzen“ in mehrere Teilaufgaben splitten. Das könnte dann so aussehen: „Fenster Erdgeschoss putzen“ und „Fenster Obergeschoss putzen“.

Ich nutze das Aufgaben-Splitting häufig, weil ich damit meine Aufgaben in kleinere Einheiten packen kann und schneller Erfolgserlebnisse habe.

Das kürzt zwar nicht deine To-do-Listen, aber den Umfang deiner Aufgaben. Du packst sie viel motivierter an und siehst schneller Ergebnisse.

4. Lerne, Nein zu sagen und zu delegieren

Hier kommt ein Punkt, den viele Menschen komplett übersehen: Nicht alles, was auf deiner To-do-Liste steht, musst du selbst erledigen.

Ich weiß, ich weiß. Du denkst wahrscheinlich: „Aber ich mache es doch am besten selbst“ oder „Das dauert länger zu erklären, als es selbst zu machen“.

Das dachte ich auch. Lange Zeit.

Bis ich kapiert habe, dass meine To-do-Liste deshalb explodierte, weil ich ständig Ja gesagt habe zu Dingen, die eigentlich nicht meine Aufgabe waren. Oder weil ich Aufgaben an mich gerissen habe, die andere genauso gut hätten erledigen können.

Frag dich bei jeder Aufgabe:

• Muss das wirklich ICH machen?
• Kann das jemand anderes erledigen? (Partner, Kinder, Kollegen, Dienstleister)
• Was passiert, wenn ich das gar nicht mache?

Du wirst überrascht sein, wie viele Aufgaben plötzlich von deiner Liste verschwinden, wenn du ehrlich antwortest.

Bei mir zu Hause übernimmt mein Mann inzwischen alle Bankgeschäfte und Versicherungsangelegenheiten. Früher habe ich das alles selbst gemacht, obwohl er genauso gut darin ist. Resultat: Meine Liste wurde kürzer, ich hatte weniger Stress und er fühlte sich mehr einbezogen.

Das Gleiche gilt für das Nein-Sagen. Jedes Mal, wenn du zu einer neuen Aufgabe, einem neuen Projekt oder einer neuen Verpflichtung Ja sagst, sagst du automatisch Nein zu etwas anderem – oft zu deiner eigenen Ruhe oder zu Aufgaben, die dir wirklich wichtig sind.

Hier ein paar Formulierungen, die mir helfen:

• „Das passt gerade nicht in meinen Zeitplan“
• „Ich kann das leider nicht mit der Qualität machen, die es verdient“
• „Lass mich darüber nachdenken und ich melde mich bis [Datum] bei dir“

Die letzte Formulierung ist übrigens Gold wert, weil sie dir Zeit gibt zu überlegen, ob du wirklich Ja sagen willst.

Und noch ein Tipp: Führe eine „Nicht-To-do-Liste“. Schreib dir auf, welche Aufgaben du NICHT mehr übernimmst. Das erinnert dich daran, konsequent zu bleiben.

5. Bleib fokussiert bei einer Aufgabe

Mit einer kurzen Liste, Aufgaben von hoher Priorität und einer wohlwollenden Einstellung deiner To-do-Liste gegenüber bist du jetzt bereit, die Welt zu erobern, oder? 😉

Daher lautet mein nächster Rat: Konzentriere dich auf die eine Aufgabe, die du dir gerade vorgenommen hast. Denk nicht an die nächste oder bleib nicht in Gedanken in der letzten Aufgabe hängen.

Noch schlimmer ist es, wenn du hin und her springst: etwas von dieser, ein wenig von der nächsten Aufgabe.

Nicht gut.

Denn dein Kopf muss sich mit jedem Mal neu auf die Aufgabe einstellen.

Du kennst das vielleicht: Du bist gerade vertieft in eine Sache und das Telefon klingelt. Das reißt dich so aus deinem Flow, dass du nach dem Telefonat minutenlang benötigst, um zurück zu dem Punkt zu kommen, an dem du unterbrochen wurdest.
Das ist nicht produktiv und macht keinen Spaß.

Wenn du verschiedene Aufgaben gleichzeitig machst, ist jede weitere Aufgabe wie ein störendes Telefonat. Deshalb: Lass es bleiben. Fokussiere dich auf die eine Aufgabe und mache die nächste erst, wenn du mit der ersten Aufgabe fertig bist.

Wenn du beim Erledigen einer Aufgabe Einfälle hast, die wichtig für die nächste Aufgabe sind, dann mache dir schnell eine Notiz. Aber kehr sofort zu deiner Aufgabe zurück.

6. Entwickle ein Belohnungssystem für dich

Jetzt wird’s richtig praktisch: Du brauchst ein System, das dich motiviert und am Ball hält.

Ich bin ein totaler Fan von Belohnungen. Nicht, weil ich mich wie ein Kleinkind behandeln möchte, sondern weil unser Gehirn nun mal so funktioniert. Wenn wir wissen, dass nach einer anstrengenden Aufgabe etwas Schönes wartet, gehen wir viel motivierter an die Sache heran.

Mein persönliches Belohnungssystem funktioniert so:

Für kleine, alltägliche Aufgaben: Eine Tasse richtig guten Kaffee, 15 Minuten in der Sonne sitzen oder eine Folge meiner Lieblingsserie.

Für mittelgroße Aufgaben: Ein entspanntes Bad, ein Spaziergang ohne Handy oder ein Telefonat mit einer Freundin.

Für große, unliebsame Projekte (wie die Steuererklärung): Ein Wellness-Tag, ein schönes Abendessen oder ein neues Buch.

Wichtig ist: Die Belohnung muss zu dir passen. Wenn du Schokolade hasst, bringt es nichts, dir Schokolade als Belohnung zu versprechen.

Was bei mir gar nicht funktioniert: Mir vorzunehmen, erst alle Aufgaben zu erledigen und mich dann zu belohnen. Das ist zu weit weg und demotiviert mich eher.

Stattdessen belohne ich mich nach jeder einzelnen erledigten Aufgabe. Auch wenn es nur eine kleine Belohnung ist.

Ein weiterer Trick, den ich liebe: Ich streiche erledigte Aufgaben nicht einfach durch, sondern male ein kleines Häkchen oder einen Stern daneben. Das dauert zwei Sekunden länger, aber das Gefühl ist so viel befriedigender.

Manche Menschen sammeln auch ihre erledigten To-do-Zettel in einer Box. Am Ende des Monats oder Jahres schauen sie sich an, was sie alles geschafft haben. Das kann unglaublich motivierend sein, gerade an Tagen, wo du denkst, du hättest nichts hinbekommen.

7. Was tun mit Aufgaben, die ewig liegenbleiben?

Kennst du diese Aufgaben, die seit Wochen oder sogar Monaten auf deiner Liste stehen und die du einfach nicht angehst?

Ich nenne sie meine „Zombie-Aufgaben“ – sie sind nicht tot, aber auch nicht wirklich lebendig.

Diese Aufgaben nerven dich jedes Mal, wenn du sie siehst. Sie geben dir ein schlechtes Gewissen und rauben dir Energie, obwohl du sie gar nicht machst.

Hier sind drei Strategien, die mir geholfen haben:

Die 2-Minuten-Regel: Wenn eine Aufgabe weniger als zwei Minuten dauert, mach sie sofort. Nicht morgen, nicht später – jetzt. Das Aufschieben kostet dich mehr Energie als das Erledigen.

Die Aufgaben-Analyse: Frag dich ehrlich: Warum schiebst du diese Aufgabe vor dir her? Ist sie zu groß? Zu unkonkret? Zu langweilig? Zu schwierig?

Oft liegt das Problem daran, dass die Aufgabe zu vage formuliert ist. Statt „Büro aufräumen“ schreib lieber „Schreibtisch freiräumen“ oder „Unterlagen sortieren“. Das macht die Aufgabe greifbarer.

Die 15-Minuten-Regel: Nimm dir vor, nur 15 Minuten an der Aufgabe zu arbeiten. Nicht mehr. Oft merkst du, dass du im Flow bist und weitermachst. Und wenn nicht, hast du immerhin 15 Minuten geschafft und bist einen Schritt weiter.

Bei mir funktioniert das besonders gut bei Aufgaben wie „Steuerbelege sortieren“ oder „E-Mail-Postfach aufräumen“. Nach 15 Minuten bin ich meistens so drin, dass ich einfach weitermache.

Der letzte Ausweg: Wenn eine Aufgabe seit mehr als drei Monaten auf deiner Liste steht und du sie immer noch nicht angegangen bist, dann streich sie durch. Ehrlich.

Entweder war sie nicht so wichtig, wie du dachtest, oder du findest einen anderen Weg, das Problem zu lösen.

Ich hatte mal monatelang „Dachboden entrümpeln“ auf meiner Liste. Irgendwann habe ich gemerkt: Eigentlich stört mich das Chaos da oben gar nicht so sehr. Also habe ich es gestrichen und mir sofort ging es besser.

8. Schaffe einen geeigneten Ort für deine To-do-Liste

Es hat eine große Auswirkung auf den Erfolg, wie du deine To-do-Listen ordnest und führst.

Während die einen auf Apps schwören (To-do-Listen, Task-Manager, Notiz Apps), gibt es andere, die auf ihre Post-its oder handschriftlich geführte Listen nicht verzichten möchten.

Wichtig ist, dass du gut damit klarkommst. Probier andere Methoden aus, wenn du an deiner Methode zweifelst.

Ich bin seit zwei Jahren bekennender Bullet-Journal-Fan. Wo andere Bullet Journals dafür verwenden, sich meditativ und künstlerisch auszutoben, hat meines eine rein praktische Funktion: Es ordnet meinen Alltag, meine Listen, meine Pläne, meine Träume.
Es ordnet mein Leben.

Hier findest du eine kurze Einführung, was ein Bullet Journal ist und wie man es anlegen kann:

Fazit: Werde Herr über deine To-do-Liste

Fang an! Wenn du eine Aufgabe innerhalb von 72 Stunden beginnst, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass du sie machen wirst und nicht ewig vor dir herschiebst. Das gilt vorwiegend für unangenehme Aufgaben.

Denn Aufgaben, die du ewig vor dir herschiebst, können dich erdrücken.

Meistere deine To-do-Listen:

1. Setze Prioritäten und mach dir klar, welche Aufgaben wichtig sind und begründe diese Entscheidung.
2. Ändere deine Einstellung gegenüber deiner To-do-Liste: Mache sie zu deinem Freund.
3. Kurze Listen wirken Wunder und motivieren dich, weil der Erfolg sichtbar ist.
4. Lerne Nein zu sagen und delegiere Aufgaben, die andere genauso gut erledigen können.
5. Bleib fokussiert und konzentriere dich auf eine Aufgabe. Erst wenn eine Aufgabe beendet ist, ist die nächste dran.
6. Entwickle ein Belohnungssystem, das dich motiviert und bei der Stange hält.
7. Geh strategisch mit Zombie-Aufgaben um – die Aufgaben, die ewig auf deiner Liste stehen.
8. Schaffe einen geeigneten Ort für deine Listen und finde die für dich richtige Methode, um deine To-do-Liste zu organisieren.

Für mich persönlich waren To-do-Listen immer ein Kampf. Bis ich erkannt habe, dass mich die Masse, die ich mir vornahm, erschlug und lähmte.

Ich lernte, klare Prioritäten zu setzen und mir nur wenige Dinge am Tag vorzunehmen. So bleibt jede noch so kleine Aufgabe ein Erfolgserlebnis.

Ich hoffe, ich konnte dir mit meinen Tipps helfen.

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